Rundown Family Gathering Kantor: Contoh & Tips Jitu

by Jhon Lennon 52 views

Family gathering kantor adalah momen yang sangat dinantikan oleh banyak karyawan. Selain sebagai ajang untuk mempererat hubungan antar karyawan, acara ini juga bisa menjadi sarana refreshing dari rutinitas pekerjaan sehari-hari. Nah, bagi kalian yang sedang merencanakan family gathering kantor, tentunya membutuhkan rundown acara yang terstruktur dan menarik. Artikel ini akan memberikan contoh rundown acara family gathering kantor yang bisa kalian jadikan inspirasi, lengkap dengan tips-tips agar acara berjalan sukses.

Persiapan Awal: Fondasi Kesuksesan Family Gathering

Sebelum membahas contoh rundown acara family gathering kantor, ada beberapa persiapan awal yang perlu kalian perhatikan. Persiapan yang matang akan sangat menentukan kelancaran acara. Berikut adalah beberapa langkah penting yang perlu dilakukan:

  1. Pembentukan Panitia: Bentuklah tim panitia yang solid dan memiliki pembagian tugas yang jelas. Setiap anggota panitia harus memahami tanggung jawabnya masing-masing. Pastikan ada koordinator acara, bendahara, seksi acara, seksi perlengkapan, dan seksi dokumentasi.
  2. Penentuan Tema dan Konsep: Tentukan tema dan konsep acara yang sesuai dengan tujuan dan anggaran yang tersedia. Tema yang menarik akan membuat acara lebih berkesan. Pertimbangkan juga preferensi peserta, misalnya apakah mereka lebih suka kegiatan outdoor, indoor, atau kombinasi keduanya. Konsep acara bisa berupa piknik, outbound, atau bahkan acara bertema seperti karnaval atau retro.
  3. Pemilihan Lokasi dan Waktu: Pilihlah lokasi yang strategis, mudah dijangkau, dan sesuai dengan tema acara. Pertimbangkan juga fasilitas yang tersedia di lokasi, seperti area parkir, toilet, dan fasilitas pendukung lainnya. Tentukan waktu pelaksanaan yang tepat, misalnya akhir pekan atau hari libur. Perhatikan juga cuaca dan musim saat acara akan berlangsung.
  4. Penyusunan Anggaran: Buatlah anggaran yang rinci, termasuk biaya sewa tempat, konsumsi, transportasi, perlengkapan, hadiah, dan lain-lain. Pastikan anggaran tersebut sesuai dengan kemampuan perusahaan. Lakukan negosiasi dengan vendor untuk mendapatkan harga terbaik.
  5. Perizinan dan Perizinan: Jika diperlukan, urus perizinan yang diperlukan, terutama jika acara akan diadakan di tempat umum. Pastikan semua perizinan telah selesai sebelum acara dimulai.

Dengan persiapan yang matang, kalian sudah selangkah lebih maju dalam merencanakan family gathering kantor yang sukses. Ingat, perencanaan yang baik adalah kunci dari sebuah acara yang berkesan.

Contoh Rundown Acara Family Gathering Kantor: Skema Dasar

Berikut adalah contoh rundown acara family gathering kantor yang bisa kalian jadikan referensi. Rundown ini bersifat fleksibel dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan konsep acara kalian.

Pagi Hari: Pembukaan dan Kegiatan yang Membangun Kebersamaan

  • 07.00 - 08.00: Registrasi dan Welcome Drink. Peserta tiba di lokasi acara, melakukan registrasi, dan menikmati welcome drink sambil menunggu acara dimulai. Sediakan juga area foto booth untuk mengabadikan momen.
  • 08.00 - 08.30: Pembukaan. Acara dibuka oleh MC (Master of Ceremony), sambutan dari perwakilan perusahaan (misalnya direktur atau manajer), dan pembacaan doa.
  • 08.30 - 09.30: Ice Breaking dan Games. Lakukan ice breaking untuk mencairkan suasana dan membangun keakraban antar peserta. Sediakan games ringan yang melibatkan seluruh peserta, seperti tebak kata, kuis, atau permainan tim.
  • 09.30 - 10.00: Coffee Break. Istirahat sejenak untuk menikmati kopi, teh, atau makanan ringan.
  • 10.00 - 12.00: Kegiatan Utama (Outbound atau Games). Jika memilih konsep outbound, lakukan kegiatan yang menantang dan menguji kekompakan tim, seperti flying fox, jembatan tali, atau permainan mencari harta karun. Jika memilih games indoor, sediakan berbagai macam permainan seru yang bisa dinikmati oleh semua usia.

Siang Hari: Istirahat, Makan Siang, dan Hiburan

  • 12.00 - 13.00: Makan Siang. Sediakan makan siang prasmanan atau nasi kotak yang lezat dan sesuai dengan selera peserta. Pastikan ada pilihan makanan untuk vegetarian atau orang dengan alergi makanan.
  • 13.00 - 14.00: Hiburan. Tampilkan hiburan yang menarik, seperti live music, pertunjukan tari, atau sulap. Libatkan juga peserta dalam kegiatan hiburan, misalnya dengan mengadakan lomba karaoke atau kuis berhadiah.
  • 14.00 - 15.00: Games untuk Keluarga. Sediakan games yang melibatkan keluarga peserta, seperti lomba menggambar, lomba memasak, atau lomba mencari barang. Ini akan menjadi momen yang menyenangkan bagi keluarga.

Sore Hari: Penutupan dan Kenangan Manis

  • 15.00 - 16.00: Pembagian Hadiah dan Pengumuman Pemenang. Umumkan pemenang lomba dan berikan hadiah menarik. Jangan lupa berikan juga doorprize untuk menambah keseruan acara.
  • 16.00 - 16.30: Penutupan. MC menyampaikan ucapan terima kasih kepada seluruh peserta dan panitia. Sesi foto bersama untuk mengabadikan momen kebersamaan.
  • 16.30: Acara Selesai. Peserta meninggalkan lokasi acara dengan membawa kenangan manis.

Ini hanyalah contoh rundown acara family gathering kantor. Kalian bisa memodifikasi rundown ini sesuai dengan kebutuhan dan konsep acara yang telah kalian tentukan. Yang terpenting adalah, pastikan rundown acara tersebut terstruktur, menarik, dan sesuai dengan anggaran yang ada.

Tips Jitu untuk Family Gathering yang Sukses

Selain menyusun rundown acara yang menarik, ada beberapa tips jitu yang bisa kalian terapkan agar family gathering kantor berjalan sukses. Berikut adalah beberapa tipsnya:

  1. Libatkan Seluruh Karyawan: Libatkan seluruh karyawan dalam proses perencanaan acara. Minta masukan dan ide dari mereka, agar acara terasa lebih inklusif. Buat survei singkat untuk mengetahui preferensi mereka terkait tema, kegiatan, dan makanan.
  2. Promosikan Acara dengan Baik: Buat promosi yang menarik untuk menarik minat karyawan. Gunakan media sosial, email, atau poster untuk menyebarkan informasi tentang acara. Berikan informasi yang jelas tentang tema, waktu, lokasi, dan kegiatan yang akan dilaksanakan.
  3. Siapkan Perlengkapan yang Cukup: Pastikan semua perlengkapan yang dibutuhkan tersedia, mulai dari sound system, tenda, meja, kursi, hingga peralatan untuk kegiatan outbound atau games. Sewalah peralatan dari vendor yang terpercaya.
  4. Perhatikan Detail: Perhatikan detail-detail kecil yang bisa membuat acara lebih berkesan, seperti dekorasi, souvenir, dan makanan. Buatlah suasana yang nyaman dan menyenangkan bagi seluruh peserta.
  5. Dokumentasikan Acara: Pastikan ada tim dokumentasi yang bertugas untuk mengabadikan momen-momen penting selama acara. Dokumentasi bisa berupa foto, video, atau bahkan live report di media sosial.
  6. Evaluasi Setelah Acara: Setelah acara selesai, lakukan evaluasi untuk mengetahui apa saja yang berjalan dengan baik dan apa saja yang perlu diperbaiki untuk acara selanjutnya. Minta umpan balik dari peserta untuk mendapatkan masukan yang berharga.

Dengan mengikuti tips-tips di atas, kalian akan lebih mudah dalam menyelenggarakan family gathering kantor yang sukses dan berkesan. Ingatlah bahwa tujuan utama dari acara ini adalah untuk mempererat hubungan antar karyawan dan memberikan pengalaman yang menyenangkan bagi mereka.

Variasi Rundown Acara Berdasarkan Tema

Family gathering kantor bisa dikemas dalam berbagai tema yang menarik. Pemilihan tema akan sangat mempengaruhi rundown acara yang akan disusun. Berikut adalah beberapa contoh variasi rundown acara berdasarkan tema:

Tema Piknik Santai

  • Rundown: Registrasi, pembukaan, games ringan, makan siang piknik, hiburan musik akustik, games keluarga, pembagian hadiah, penutupan.
  • Ciri khas: Suasana santai, kegiatan yang tidak terlalu menguras energi, fokus pada kebersamaan dan relaksasi.

Tema Outbound Menantang

  • Rundown: Registrasi, pembukaan, ice breaking, pelatihan singkat (safety briefing), kegiatan outbound (flying fox, jembatan tali, dll), makan siang, games seru, pembagian hadiah, penutupan.
  • Ciri khas: Kegiatan yang menantang adrenalin, menguji kekompakan tim, fokus pada peningkatan kerjasama dan keberanian.

Tema Karnaval atau Festival

  • Rundown: Registrasi, pawai kostum (jika ada), pembukaan, games dan lomba (misalnya lomba makan kerupuk, lomba tarik tambang), penampilan seni (tari daerah, band), makan siang dengan food stall, pembagian hadiah, penutupan.
  • Ciri khas: Suasana meriah dan berwarna, melibatkan berbagai macam kegiatan, fokus pada hiburan dan kreativitas.

Tema Retro

  • Rundown: Registrasi, penampilan musik retro, lomba kostum retro, games tradisional, makan siang dengan menu jadul, lomba karaoke, pembagian hadiah, penutupan.
  • Ciri khas: Nuansa nostalgia, menghadirkan kembali kenangan masa lalu, fokus pada hiburan dan kesenangan.

Kesimpulan: Rencanakan, Eksekusi, dan Nikmati!

Merencanakan family gathering kantor memang membutuhkan usaha dan perencanaan yang matang. Namun, dengan mengikuti panduan dan contoh rundown acara family gathering kantor di atas, serta menerapkan tips-tips yang telah dijelaskan, kalian akan lebih mudah dalam menyelenggarakan acara yang sukses dan berkesan. Ingatlah untuk selalu melibatkan seluruh karyawan dalam proses perencanaan, memperhatikan detail-detail kecil, dan yang paling penting adalah menikmati setiap momen dalam acara tersebut. Selamat merencanakan family gathering kantor yang seru dan menyenangkan!